Việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên không chỉ giúp chủ doanh nghiệp đánh giá được kết quả công việc mà còn giúp họ nhận biết được năng lực của nhân viên. Đặt ra một tiêu chuẩn hoàn thành tốt cho từng đầu mục công việc là chìa khóa giúp chủ doanh nghiệp có thể làm tốt điều này. Hôm nay, ENUY sẽ chia sẻ cho các anh/chị chủ doanh nghiệp về Các lưu ý khi thiết lập tiêu chuẩn công việc và áp dụng nó vào doanh nghiệp của mình.

1. Tại sao phải đặt ra tiêu chuẩn hoàn thành công việc?

Đầu tiên, chúng ta phải thống nhất xem tiêu chuẩn hoàn thành công việc là gì? Tiêu chuẩn hoàn thành công việc là một bản mô tả bằng văn bản về công việc nên được thực hiện thế nào thì đạt tiêu chuẩn. Ví dụ tiêu chuẩn hoàn thành công việc Chăm sóc fanpage của chính ENUY:

• Số lượng: 3 bài/tuần
• Tiếp cận đạt trung bình 500 (25%)
• Mỗi bài 70 tương tác (like + comment) (50%)
• 100% video có ảnh thumbnail, 100% ảnh có thương hiệu ENUY (5%)
• Hoàn thiện chatbot (20%)

Khi mỗi đầu mục có những tiêu chuẩn hoàn thành chi tiết, người quản lý dễ dàng kiểm soát được mức độ hoàn thành của từng công việc. Bên cạnh đó, những tiêu chuẩn đặt ra còn giúp cho bản thân nhân viên khi được nhận công việc này biết được mình cần phải làm gì để có thể hoàn thành công việc được giao.  Tiêu chuẩn hoàn thành công việc cũng giúp người chủ doanh nghiệp có thể dự đoán những mục tiêu đề ra có kịp thời hoàn thành hay không. Từ đó dễ dàng đưa ra các phương án giải quyết, kế hoạch và chiến lược phù hợp để cải thiện hiệu suất  làm việc của nhân viên.

Việc không có một tiêu chuẩn hoàn thành sẽ dễ khiến nhân sự hiểu không đúng hoặc sai ý của người quản lý. Dẫn đến công việc không được hoàn thành đúng thời hạn làm chậm tiến độ của doanh nghiệp. Đây cũng là thước đo cho nhân sự của ENUY. Khi một nhân sự không hoàn thành được tiêu chuẩn của công việc, tức là bạn đó đang gặp khó khăn hoặc cách làm việc không phù hợp với văn hóa của công ty. Ban lãnh đạo từ đó có thể dễ dàng đưa ra quyết định của mình trong việc hỗ trợ và thưởng phạt trong đối với nhân sự đó.

2. Những sai lầm khi thiết lập tiêu chuẩn hoàn thành công việc

Khi mới xây dựng và thành lập ENUY, ban lãnh đạo cũng đã mắc phải một số lỗi trong việc đặt ra những tiêu chuẩn hoàn thành công việc. Điều này trong thời gian đầu đã gây khó khăn cho nhân sự trong quá trình xử lý công việc. ENUY hy vọng những chủ doanh nghiệp đã và đang thiết lập những tiêu chuẩn hoàn thành cho nhân viên của mình có thể tránh và khắc phục.

Đặt ra tiêu chuẩn chung chung

Sai lầm thường gặp trong việc đề ra tiêu chuẩn hoàn thành đó là đặt ra những tiêu chuẩn quá chung chung. Người quản lý thường chỉ giao việc xuống cho nhân sự của mình như thế này: “Em viết bài website cho anh nhé” hoặc “Em chạy quảng cáo cho chị sản phẩm XYZ mới của công ty nhé”… Những đầu việc này giao xuống, bản thân nhân sự khi nhận việc cũng mông lung không biết thế nào đủ. Người quản lý cũng dễ bị bất ngờ khi nhận được kết quả trả lại không đúng ý mình.

Tiêu chuẩn hoàn thành không phù hợp với nhân sự

Một công việc có thể khó với người này nhưng dễ với người khác. Khi người quản lý thiết lập tiêu chuẩn hoàn thành của một công việc mới, họ dễ đánh giá không đúng năng lực của nhân sự đó đối với công việc. Dẫn đến việc nhân sự nhận được việc khó đối với mình thì quá tải còn nhân sự nhận được việc dễ thì không tận dụng được hết năng lực của đối với doanh nghiệp.

Cố định tiêu chuẩn hoàn thành công việc

Điều này nghe có vẻ không hợp lý, vì tiêu chuẩn mà thay đổi thì còn gọi gì là tiêu chuẩn nữa? Một tiêu chuẩn sẽ phù hợp với doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định, không phải mãi mãi. Có hiện tại, ENUY đang cần 3 bài fanpage 1 tuần nhưng cũng có thể sau này khi doanh nghiệp lớn mạnh hơn và chuyển kênh truyền thông, con số này trở về 1 bài/tuần. Tương tự với những thời điểm khác là tăng lên hoặc giảm xuống tùy theo chiến lược của Giám đốc Marketing. Do đó, tiêu chuẩn công việc sẽ không cố định mà phải thay đổi theo mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

3. Kinh nghiệm thiết lập tiêu chuẩn hoàn thành công việc của ENUY

Tiêu chuẩn hoàn thành phải đo lường được

Ở ENUY, tất cả công việc từ lớn đến nhỏ đều phải trả về kết quả là một con số nhất định định.

• Số bài fanpage 1 tuần: 3
• Tổng tương tác (like+share): 70
• Tổng tiếp cận: 500
• …

Khi công việc có kết quả trả về là những con số, người quản lý sẽ dễ dàng đánh giá được mức độ hoàn thành của công việc cũng như trình độ nhân sự của mình. Từ đó có phương thức hỗ trợ kịp thời.

Người đặt tiêu chuẩn phải là chuyên gia

Đối với phòng Marketing, để có thể thiết lập những tiêu chuẩn hoàn thành theo tuần, tháng, quý, cần có những chuyên gia về Marketing hiểu sâu sắc không chỉ về Marketing mà còn về sản phẩm, dịch vụ mục tiêu. Một Trưởng phòng hoặc Giám đốc có kinh nghiệm hoàn toàn có thể ước lượng chính xác khối lượng công việc cho từng nhân sự của mình. Ở ENUY, các Trưởng phòng, Giám đốc đều đi lên từ chính nhân sự của công ty, do đó họ hiểu những công việc cần phải làm và làm thế nào để hoàn thành tốt công việc đó. Điều này sẽ giúp việc đặt tiêu chuẩn cho mỗi đầu công việc chính xác và phù hợp với nhân sự nhận được phân công.

Liên tục đào tạo nhân sự 

Để nâng cao tiêu chuẩn hoàn thành công việc, ENUY thường xuyên tổ chức những buổi đào tạo cho nhân sự hàng tuần. Khi nhân sự nâng cao được năng lực của bản thân, công việc họ đảm nhiệm cũng có thể tăng tiêu chuẩn hoàn thành. Từ đó thúc đẩy năng suất làm việc của toàn bộ đội nhóm. Mang lại nhiều lợi nhuận hơn cho đối tác và có thể liên tục tăng trưởng.

Thiết lập và áp dụng tiêu chuẩn công việc là một yêu cầu thiết yếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào đang tìm kiếm phương pháp tăng trưởng liên tục. Các tiêu chuẩn công việc giúp chủ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian quản lý các đầu việc, tăng hiệu suất của nhân viên và giảm chi phí mất mát khi luồng công việc bị đứt gãy. ENUY hy vọng với những chia sẻ của mình ở trên, các anh/chị chủ doanh nghiệp có thể có một cái nhìn tổng quát về việc thiết lập tiêu chuẩn hoàn thành công việc và áp dụng những phần phù hợp cho doanh nghiệp của mình.